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Lo más probable es que hayas utilizado en más de una ocasión el programa PowerPoint o herramientas parecidas (Keynote, Impress, etc).

Seguro que sabes diseñar diapositivas con texto, imágenes, animaciones o vídeos. Apuesto a que también sabes insertar gráficos de datos.

Pero quizá no hayas utilizado nunca, o de forma muy puntual, alguna de las siguientes características de PowerPoint.

1. Las páginas de notas

Cuando editamos una diapositiva podemos añadirle notas que nos servirán para ensayar, para saber qué tenemos que decir en esa diapositiva, para enviar la presentación por correo y que otra persona entienda las diapositivas, para imprimir y dar como documentación una vez hemos finalizado la exposición… Pero sobre todo, para vaciar la diapositiva de texto.

La mayoría del texto debe ir a la página de notas correspondiente y representa el texto o guión de lo que dirá el ponente en la exposición. En el siguiente vídeo explico cómo hacer unas diapositivas que sirvan tanto para hacer una formación como de material de referencia para los asistentes.

PowerPoint para impartir clases y como material de referencia from Carles Caño on Vimeo.

2. La vista del moderador

Si añadimos notas en nuestras diapositivas, la vista del moderador nos permitirá ver esas notas en la pantalla del portátil conectado al proyector multimedia… ¡sin que las vea la audiencia!

Es decir, con la vista del moderador podemos tener una chuleta de la presentación para saber qué tenemos que decir en cada momento. No para leer las notas de cabo a rabo, sino para saber qué ideas teníamos que comentar en esa diapositiva, o para recordar algún dato concreto que debíamos mencionar.

La vista del moderador permite al ponente ver un montón de información útil que la audiencia no ve: cuál es la siguiente diapositiva, cuánto tiempo ha transcurrido desde el inicio de la presentación, qué notas tiene asociadas la diapositiva actual…

Es una herramienta muy práctica que desconoce muchísima gente, quizá porque para poder utilizarla es necesario un ordenador con dos salidas de vídeo. Los portátiles tienen dos salidas de vídeo: el monitor principal y una conexión para usar con otro monitor o con un proyector. Sin embargo, en un ordenador de sobremesa, normalmente no podremos usar esta característica. Además, es necesario hacer unos pequeños ajustes en la configuración de las pantallas para poder usar la vista del moderador. En el siguiente vídeo explico cómo hacerlo con Windows XP.

La vista del moderador de PowerPoint from Carles Caño on Vimeo.

Si no os sale a la primera, podéis leer el artículo “Cómo evitar problemas con la vista del moderador” y seguir las indicaciones que se dan.

3. Ensayar intervalos

Aunque no lo parezca, PowerPoint también dispone de características para el ensayo de una presentación. La primera que os comento permite saber con exactitud cuánto tiempo hemos empleado en el ensayo de una presentación. Para activar esta función, basta con hacer clic en el menú Presentación y elegir la opción Ensayar intervalos.

Se activará el modo Presentación con diapositivas y aparecerá un pequeño rectángulo con dos cronómetros: uno para la diapositiva actual y otro para el total acumulado de la presentación hasta el momento. La idea es ir avanzando las diapositivas mientras ensayamos en voz alta la presentación. Al finalizar, PowerPoint nos indicará el tiempo total que hemos utilizado y nos preguntará si queremos guardar los intervalos de cada diapositiva para que aparezcan en la vista de presentación con diapositivas.

Ventana de diálogo de PowerPoint

Si respondemos que sí, podremos analizar cuánto tiempo hemos utilizado en cada diapositiva. Para ello bastará con acceder a la vista del Clasificador de diapositivas y observar los segundos que hay debajo de cada diapositiva.

Atención: no guardéis los cambios ya que si lo hacéis, la próxima vez que reproduzcáis la presentación, las diapositivas avanzaran cuando alcancen los intervalos de tiempo guardados.

4. Grabar narración

Esta es la segunda función de PowerPoint útil para ensayar. Se activa en el menú Presentación, opción Grabar narración. Si disponemos de un micrófono, podremos ensayar la presentación en voz alta que el programa irá grabando en cada diapositiva. Cuando finalicemos, PowerPoint nos preguntará si queremos guardar también los intervalos de tiempo, a lo que responderemos que sí.

A partir de ahora si volvéis a poner la vista Presentación con diapositivas, podréis ver la presentación y escuchar vuestra voz. Un buen ejercicio para analizar si vocalizamos bien, si la velocidad es la adecuada o si utilizamos alguna muletilla en concreto.

Atención: si guardáis el archivo se guardará con la voz y los intervalos de tiempo usados, quizá no es buena idea para el archivo que usaréis en vuestra exposición. Podéis entonces guardar el archivo con un nombre alternativo (por ejemplo, ensayo_presentacion_congreso.ppt).

5. Los gráficos SmartArt

Los gráficos SmartArt son una herramienta muy práctica, disponible en PowerPoint 2007 o versiones superiores. Seguramente es una de las funciones más desaprovechadas de este programa. Es una lástima, porque permite vestir a las aburridas y monótonas listas de texto, también conocidas como listas de viñetas o bullet points. En el menú Insertar, encontraréis la opción Gráfico SmartArt.

En el siguiente vídeo muestro cómo crear un gráfico SmartArt con PowerPoint 2008 para Mac (para Windows es prácticamente idéntico).

Viste tus listas de texto con SmartArt from Carles Caño on Vimeo.

¿Cuántas de estas características utilizas normalmente en tus presentaciones con PowerPoint?

Créditos

  • Fotografía de lunae (Creative Commons Atribución, No comercial, Sin obra derivada)

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Profesor con vocación de maestro. Obsesionado en compartir conocimiento y maximizar el aprendizaje y la motivación de las personas. Loco de las presentaciones. Estoy en Twitter como carlescv. También estoy en Google+.