GTD con letras de madera

Lo prometido es deuda así que hoy comparto la segunda parte de la entrevista que hice a Jeroen Sangers, experto en productividad y autor de El Canasto. Por si no la visteis, podéis ver la primera parte en este enlace.

Esta parte tiene una duración de 23 minutos y se centra en la metodología GTD. Al final de esta entrada podéis reproducir sólo el audio de esta segunda parte así como descargar el archivo de audio para escucharlo cuando mejor os vaya (de camino al trabajo, haciendo deporte…)

1.  ¿Cómo definirías la metodología GTD en un minuto?

[00:21] Getting Things Done es una metodología de gestión de acciones y proyectos desarrollada por David Allen, que está plasmada en el libro con el mismo nombre (traducido como “Organízate con eficacia”). GTD gira alrededor de tres pautas:

  1. Capturar, procesar y revisar todos tus compromisos.
  2. Un modelo de planificación para tus proyectos.
  3. Seis niveles para desarrollar tu visión y metas a largo plazo.

2. ¿Cuáles crees que son los tres puntos fuertes de GTD?

[03:35] Primero: Es global. Sirve para todo tipo de trabajos del conocimiento y situaciones.
Segundo: no depende de ninguna herramienta concreta. Se puede usar papel, aplicaciones de SmartPhone, el sistema operativo que prefieras… Tercero: Es una metodología de abajo a arriba. Lo primordial es aumentar el nivel de control de tu vida. Debes ser ágil con la gestión de tareas o procesando tu correo electrónico. Así puedes crear espacio para poder trabajar tus metas.

[07:45] (Carles) Primero hay que tomar control de tu vida y acciones y luego definir metas y propósitos. Como un barco que está en una tormenta, debemos salir airosos de ella, tomar el control. Entonces cuando amaine, nos dirigimos al destino deseado.

[09:03] 3. Los contextos en GTD son muy potentes. Indican qué herramienta, persona o lugar necesitas para hacer una acción. ¿Crees que la gente utiliza los contextos?

[10:01] Sí y no. Un contexto es un requisito físico para hacer una tarea. En mi caso mi oficina es mi casa y tengo varios contextos en uno (ordenador, teléfono, casa, oficina). Tengo mi lista de tareas divididas en algunos contextos pero muchas tareas están asignadas al contexto “Despacho”.

[11:56] (Carles) Por ejemplo, el contexto Teléfono podría usarse para dedicar los jueves a cierta hora para procesar ese contexto y empezar a hacer llamadas.

[12:30] Eso está bien porque resulta eficaz. Trabajas por lotes, haces tareas similares juntas. Yo también lo hago pero no uso un contexto para esto. La descripción de la tarea ya empieza por “Llamar…”. Sólo tengo que ordenarlas por orden alfabético.

4. Coméntanos un poco otros tipos de contexto que tienen a ver con la cantidad de energía o el tiempo necesario para hacer una tarea.

[13:52] Efectivamente, hay más criterios. Uno es: ¿cuáles son las tareas que físicamente puedo hacer en este momento? En mi caso casi el 90% de mis tareas están en un contexto único (Casa). Otros criterios son el tiempo disponible y la energía necesaria. No tiene sentido empezar una tarea de dos horas cuando sólo dispongo de 15 minutos. Con la energía pasa lo mismo. No tenemos el mismo nivel de energía y concentración a lo largo del día. La idea es encajar el nivel de energía con la complejidad de las tareas que hay que hacer.

5. ¿Cómo tienen que ser las descripciones de las acciones que anotamos?

[17:12] Es muy habitual que la gente no apunte la acción sino un concepto (“Marga” o “Cumpleaños Marga”). El problema es que así no está definido lo que hay que hacer. Hay que apuntarlo de la forma más explícita posible: “Comprar regalo de cumpleaños para Marga”. Tienes que apuntarlo de tal forma que puedas pasarle esa descripción a otra persona y lo entienda bien.

Con los asuntos de correo pasa algo parecido. Si alguien necesita una acción de mi parte, ¿por qué ponen “Hola” en el asunto?

(Carles) En resumen, la descripción de la tarea debería ser sintética, explícita y no ambigua. Y hay que poner verbo.

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La próxima semana, publicaré la tercera y última parte de esta entrevista, en la que trataremos la productividad aplicada a la preparación de presentaciones.

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Profesor con vocación de maestro. Obsesionado en compartir conocimiento y maximizar el aprendizaje y la motivación de las personas. Loco de las presentaciones. Estoy en Twitter como carlescv. También estoy en Google+.