Escritorio con ordenador y papeles

Esta es la tercera y última parte de la entrevista que hice a Jeroen Sangers, experto en productividad y autor de El Canasto. Si no lo has hecho, puedes ver también la primera y la segunda parte.

En esta ocasión la duración es de unos 33 minutos. Una vez más, podéis leer el resumen escrito que hay más abajo así como descargar sólo el audio para escucharlo cuando mejor os vaya.

1. ¿Cómo aplicas la metodología GTD para preparar una presentación? ¿Qué secuencia de pasos haces?

[0:35] Lo hago del mismo modo que con cualquier otro proyecto. GTD cuenta con un modelo para planificar los proyectos:

Paso 1: Definir cuál es el propósito y los valores (¿Por qué?). ¿Cuál es el objetivo? ¿Qué quieres conseguir? ¿Cuál es la audiencia? Así como otros aspectos: ¿qué presupuesto tengo para preparar la presentación? Si mi objetivo es lograr ventas, me plantearé invertir algo más que si es para unos amigos.

Paso 2: Aclarar la visión del resultado (¿Qué?). Visualiza cómo será la presentación. Entonces tu cabeza empieza a llenar el vacío de tu situación actual hasta tu visión. Vas a generar muchas ideas: necesito fotos, puedo usar este chiste, sacaré este tema, evitaré este otro…

Paso 3: Lluvia de ideas (¿Cómo?) Hago una sesión de planificación activa para generar ideas y utilizo mapas mentales para anotarlas. Pero a veces las mejores ideas me vienen cuando no estoy pensando en la presentación. Estas ideas que me vienen en cualquier momento las apunto en un pequeño bloc de notas.

Paso 4: Organizar las ideas y descartar las que no sirven. Entonces se crea un plan de trabajo a partir de las ideas elegidas. Hay ideas de contenido, ideas de proceso, ideas de comunicación. Hay que mirar las dependencias de esas ideas y ordenarlas en consecuencia.

Paso 5: Extraer las próximas tareas concretas. A partir del punto anterior salen acciones concretas y es el momento de empezar a hacerlas.

2. ¿Qué crees que es lo más importante de una presentación en público?

[10:44] ¿Lo más importante? ¡El público! :-)

Parece obvio pero he estado en presentaciones que pensé “¿Pero está hablando conmigo? ¿Esto es para mi o no?“. Siempre intento aportar algo y que la gente salga de una presentación habiendo aprendido algo o cumpliendo el objetivo que me había propuesto.

3. ¿Qué tipo de recursos sueles utilizar en tus presentaciones? Por ejemplo, soporte visual, historias o metáforas, etc.
[11:56] Metáforas no suelo usar. A veces uso una historia personal. Entré en el mundo de la productividad por necesidad propia. No soy productivo de forma natural, me costó llegar a serlo y por tanto tengo bastantes experiencias que contar al respecto. También uso diapositivas bastante visuales, casi sin texto, que refuercen un concepto que estoy explicando. Otra cosa que uso bastante son citas de gente famosa.

4. ¿Cómo puede alguien probar GTD para preparar una presentación, sin muchas complicaciones?

Jeroen Sangers presentando

Jeroen Sangers en acción

[15:30] Ciertamente son muchos cambios de hábitos y eso es complicado. Lo mejor es intentar coger primero uno o dos hábitos.

El primer hábito: empieza a apuntarlo todo. No uses tu cabeza como almacén de memoria. Después hay que procesar esa información pero sólo el hecho de capturarlo ya te ayuda bastante. En el caso de una presentación, apunta todas las ideas que te vienen. Incluso busca en otros lugares, por ejemplo en publicidad, la inspiración está en muchos sitios.

El segundo hábito que recomiendo: no empezar ningún día sin plan. Aunque vivas en un caos, empieza con un plan. ¿Cuáles son mis obligaciones para hoy? Para eso consulta el calendario y las citas que tienes. Después decide: ¿Qué me gustaría hacer hoy?. ¿Qué parte de la presentación voy a hacer hoy? Si al final del día no has podido hacerlo todo, tampoco pasa nada porque son deseos, no compromisos.

[20:41] (Carles) Podríamos aconsejar entonces que las personas sustituyan el hábito de que lo primero que hacen por la mañana es mirar el correo electrónico por el hábito de planificar ese día.

5. ¿Qué herramientas digitales recomendarías a alguien que quiera empezar con GTD?

[21:35] Básicamente se necesitan dos cosas: un calendario y un gestor de listas de tareas. Mi primera recomendación siempre es: “Utiliza lo que ya tienes”. Por ejemplo las tareas en Outlook o los Recordatorios de iPhone. Mejor usar algo que ya conozcas, siempre estás a tiempo de cambiar. Pero si no usas nada, puedes empezar con Wunderlist, una aplicación gratis que está para Windows, Mac, iOS, Android… Se sincroniza entre dispositivos. Es bonita y sencilla.

[24:49] Pequeña discusión entre Jeroen y un servidor por determinar si es mejor usar el papel o apps para tachar las tareas completadas :-)

6. Para capturar ideas yo uso Evernote. ¿Tú qué programa usas?

[27:13] Yo uso una aplicación no para capturar sino para organizar material de referencia.Con este tipo de aplicaciones yo me fijo en cuál es el flujo de trabajo:

  1. Capturar información
  2. Clasificar esa información
  3. Recuperar la información cuando es necesaria

Evernote tiene como punto fuerte el primer punto. Para clasificar es como un sistema de ficheros de un ordenador, tienes una serie de libretas y tienes que decidir donde ponerlo. Para recuperar la información tiene un buscador bastante normalito. Para mi, Evernote tiene un gran problema, convierte todos sus ficheros en PDF o HTML. En mi caso mi cuello de botella son los puntos 2 y 3 (Organizar y recuperar datos). La aplicación que uso, se llama DevonThink (para Mac) y es muy potente en estos dos aspectos aunque la captura no es tan buena como Evernote. Tiene un motor de inteligencia artificial que te sugiere dónde guardar una información. También busca relaciones entre documentos guardados en sitios muy diferentes que tienen un contenido similar.

[Descargar sólo el audio de la entrevista]

Créditos:

  • Fotografía de escritorio con ordenador y papeles de hawkexpress (Creative Commons: Atribución, No comercial, Sin obra derivada).
  • Fotografía de Jeroen Sangers presentando de Nono Fotos (Creative Commons: Atribución, No comercial)

The following two tabs change content below.
Profesor con vocación de maestro. Obsesionado en compartir conocimiento y maximizar el aprendizaje y la motivación de las personas. Loco de las presentaciones. Estoy en Twitter como carlescv. También estoy en Google+.